日程を調整することは、誰もが経験する面倒な作業です。全員に合う時間を見つけるまで、何度もやり取りを重ねることがよくあります。それぞれに事情があり、アルバイトがある人もいれば、授業がある人もいます。全員が満足できる時間を見つけるのは簡単ではありません。学生会に参加していたころ、日程調整についていくつか経験を積みました。ここで共有します。もっとよい方法をご存じでしたら、ぜひ教えてください！

いちばん基本的なルールは、できれば今週の予定は避けることです。「明日の夜に会おう」と言われるたびに、どうしようもない気持ちになります。急用でない限り、来週以降を希望します。また、日程調整では、まず相手に都合のいい時間を聞くのが普通ですが、「都合のいい時間」は確定ではありません！ 私はよく、今の時点で空いている時間を2〜3つ相手に伝えます。ところが相手は1週間たってから最終的な時間を確認してきます。そのころには、それらの時間はほかの予定で埋まっているのです！ 日程調整は素早く、的確に行う必要があります。そして、相手からの最終確認を必ず取ることも忘れないでください。相手が出した候補がすべて自分のために空けられていると、当然のように思い込んではいけません。

私が誰かと日程を調整するときは、通常、空いている時間を3〜5つ提示して、相手に直接選んでもらいます。選択肢を1つだけ出すのは失礼ですし、時間の無駄にもなります。

また、「来週の水曜日 12:00」のように、相対的な時間で話す人も多いです。この言い方には2つの問題があります。相対的な時間は誤解を招きやすいのです。たとえば月曜の早朝にこの言葉を聞くと、今週なのか来週なのか混乱しやすくなります。そのため、日付を伝えるときは相対的な日付を使わず、3/5 のような絶対的な日付を使いましょう。時間については、正午や早朝などの説明を加えてください。人によっては深夜でも会える時間なのですから（笑）。

時間が決まったら、カレンダーに登録して、相手にもカレンダーの招待を送ることを忘れないでください。相手のカレンダーにもその予定が入るようにするのです。カレンダーの招待の利点は、あとで場所や時間を変更しても、相手側のカレンダーも同時に更新されることです。また、お互いの時間の記憶違いも防げます。

また、「空いたら会おう」という約束の仕方もあります。私にとっては、これは基本的に「会うことはない」という意味です（笑）。ですから可能なら、10分程度の電話会議であっても時間を確定させてください。「今日の昼、空いていたら少し話し合おう」とは言わないようにしましょう。

定期的な会議であれば、時間を固定することをおすすめします。たとえば毎週火曜の朝に定例会を開く、といった具合です。そしてできるだけ変更しないことです。そうしないと、あとで「日程が決めにくい」と文句を言っても仕方ありません。誰にでも自分の予定がありますから、適当な時間を指定しただけで全員が空いているはずはありません。ですから、時間を固定することがとても大切です！

2人で日程を調整する場合、自分の空いている時間を一つひとつ列挙するのはかなり面倒です。そのようなときは Google カレンダーをうまく使うとよいでしょう。たとえば、こちらが私のカレンダーです。すべてのカレンダーを公開していますが、表示しているのは予定がある・空いているという状態だけで、予定の内容は表示していません。そのため、相手はカレンダーのリンクを開けば、私の空き状況をひと目で確認できます。このようなカレンダーの URL を作るには、この記事を参考にしてください：Google カレンダーを活用して、友人やクライアントと簡単に日程を調整しよう！

複数人で日程を調整する場合も、同じように Google カレンダーを使えます。全員のカレンダーを公開し、1つのリンクにまとめるのです（上の記事を参照）。ただし、これには全員がカレンダーを使う習慣を持っている必要があります。私の経験では、あまり期待しすぎないほうがよいでしょう。代わりに Doodle を試してみてください。幹事が一連の時間候補を設定し、投票用の URL を共有します。参加者はそれぞれ都合のつく時間帯を選び、最後に幹事が全員の重なる時間帯を確認できます。学生会や SITCON では、こうしたツールに大きく頼っていました。複数人の日程調整にとても便利です！ ただ、過去の経験では、全員が参加できる時間帯を見つけるのが難しいことが多いです。人は、空いている時間をすべて選んでくれるわけではありません。「空いていない」にチェックしていても、実際に話してみると空いていた、というケースもあります。そこは幹事が判断する必要があります。

また、Facebook Messenger も最近「投票」機能を公開しました。幹事がいくつかの時間帯の候補を設定し、参加者が Facebook 上で直接選べます。Doodle のように日程調整専用に設計されているわけではありませんが、とても便利です！

以上が、私自身が日程を調整する際のちょっとしたコツです。少しでも役に立てば幸いです :)