該如何有效率的約時間？

約時間，是每個人都會遇到卻又十分麻煩的事情，每次約時間總是要來回交涉好幾次，才能找到大家都可以的時間，每個人都有各自的事情需要忙，有的人要打工，有的人要上課，要想找到一個人人滿意的時間實在不容易；過去我參與學生會時累積了一些關於約時間的經驗在這分享，也希望大家如果有更好的方式別吝嗇分享！！

最基本，儘量不要約當周，每次遇到那種「跟你約明天晚上」的人都覺得很無奈，畢竟不是每個人都隨時有空讓你約，除非十萬火急的事情否則我都會希望是排在下週以後；此外約時間通常會先請大家提供自己可以的時間，但「可以的時間」不代表就是最終定案時間！ 常常有人問我什麼時間可以，我提供 2-3 個當下可以的時段給對方，對方卻過了一週才跟我確認最終時間，但隔了這麼久，當初的時間早就安排其他事情啦！ 約時間這事情要快！狠！準！ 也別忘記要和對方取得最終的確認，千萬別把對方提供的選項理所當然的當做都預留給你了。

如果是我和對方約時間，通常我會提供 3 – 5 個我可以的時間給對方，讓對方直接選擇；只提供一個選項給對方十分失禮且浪費時間。

此外，許多人約時間喜歡用相對時間，例如下週三 12:00，就這個時間敘述會有兩個問題，相對時間容易讓人誤會，例如在週一凌晨說這句話時，就很容易搞不清楚是當周還是下週，所以在敘述日期時不要用相對日期，而是用絕對日期來敘述，例如 3/5；時間的部分則是要加上中午、凌晨等敘述，畢竟對某些人而言半夜是可以約的（笑）

以上算是約時間的基本知識，時間約成後，也別忘記加入到行事曆，並寄送行事曆邀請給對方，確保對方的行事曆也有該事件。行事曆邀請的好處是，即使之後你修改地點、時間等資訊，對方也會同步修改，且可以避免大家記錯時間的狀況。

此外，有種約法叫做「有空再約」，這對我而言就是不會約了哈哈，所以如果可以，即使是 10 分鐘的電話會議，都要把時間敲定，千萬不要說：「今天中午有空時討論一下」

如果是常態性的會議，則建議把時間固定下來，例如約好每週二早上開例會，此外儘量不要修改，如果不這麼做，之後要約開會時間就不該抱怨對方很難約，畢竟每個人本來就有自己的事情要做，不可能你隨便指定一個時間就有空，所以，敲定一個固定時間很重要！

如果是兩個人約時間，列出自己的有空時間其實蠻麻煩的，這時候可以善用 Google 行事曆，例如這是我的行事曆，我將行事曆全部設為公開，但只顯示忙碌、有空，而不顯示行程內容，對方打開行事曆連結一目瞭然。 要想擁有像這樣的的行事曆網址，可以參考這篇《善用 Google 行事曆讓你輕鬆和朋友客戶約時間！》 。

如果是多人約時間，其實也可以用 Google 行事曆的方式約，讓大家都設為公開，並將這些行事曆整理成同一個連結（參考上面文章說明），但這樣需要大家都有使用行事曆的習慣，以我個人經驗來說別抱太大期待，不如試試看 Doodle，由主揪先設定一系列時間，並將投票網址分享給大家，大家上去選擇自己可以的時段，最後伊望就知道大家的時間交集在哪了，過去在學生會、SITCON 十分倚重這類工具，對於多人約時間很方便！ 但過去經驗往往很難找到所有人都可以的交集，大家的習慣不會交出所有可以的時間，有些人雖然勾選沒空，但實際和他聊過後卻變成有空，這部分就是主揪需要去斟酌的。

此外 Facebook Messenger 最近也推出「票選活動」功能，主揪可以設定幾個時段選項讓大家在 Facebook 直接選擇，雖然不像 Doodle 那樣專為約時間設計，但也十分方便！

以上，就是我自己在約時間的一些技巧，希望對大家有幫助 🙂