該如何有效率的約時間?

約時間,是每個人都會遇到卻又十分麻煩的事情,每次約時間總是要來回交涉好幾次,才能找到大家都可以的時間,每個人都有各自的事情需要忙,有的人要打工,有的人要上課,要想找到一個人人滿意的時間實在不容易;過去我參與學生會時累積了一些關於約時間的經驗在這分享,也希望大家如果有更好的方式別吝嗇分享!!

最基本,儘量不要約當周,每次遇到那種「跟你約明天晚上」的人都覺得很無奈,畢竟不是每個人都隨時有空讓你約,除非十萬火急的事情否則我都會希望是排在下週以後;此外約時間通常會先請大家提供自己可以的時間,但「可以的時間」不代表就是最終定案時間! 常常有人問我什麼時間可以,我提供 2-3 個當下可以的時段給對方,對方卻過了一週才跟我確認最終時間,但隔了這麼久,當初的時間早就安排其他事情啦! 約時間這事情要快!狠!準! 也別忘記要和對方取得最終的確認,千萬別把對方提供的選項理所當然的當做都預留給你了。

如果是我和對方約時間,通常我會提供 3 – 5 個我可以的時間給對方,讓對方直接選擇;只提供一個選項給對方十分失禮且浪費時間。

此外,許多人約時間喜歡用相對時間,例如下週三 12:00,就這個時間敘述會有兩個問題,相對時間容易讓人誤會,例如在週一凌晨說這句話時,就很容易搞不清楚是當周還是下週,所以在敘述日期時不要用相對日期,而是用絕對日期來敘述,例如 3/5;時間的部分則是要加上中午、凌晨等敘述,畢竟對某些人而言半夜是可以約的(笑)

以上算是約時間的基本知識,時間約成後,也別忘記加入到行事曆,並寄送行事曆邀請給對方,確保對方的行事曆也有該事件。行事曆邀請的好處是,即使之後你修改地點、時間等資訊,對方也會同步修改,且可以避免大家記錯時間的狀況。

此外,有種約法叫做「有空再約」,這對我而言就是不會約了哈哈,所以如果可以,即使是 10 分鐘的電話會議,都要把時間敲定,千萬不要說:「今天中午有空時討論一下」

如果是常態性的會議,則建議把時間固定下來,例如約好每週二早上開例會,此外儘量不要修改,如果不這麼做,之後要約開會時間就不該抱怨對方很難約,畢竟每個人本來就有自己的事情要做,不可能你隨便指定一個時間就有空,所以,敲定一個固定時間很重要!

如果是兩個人約時間,列出自己的有空時間其實蠻麻煩的,這時候可以善用 Google 行事曆,例如這是我的行事曆,我將行事曆全部設為公開,但只顯示忙碌、有空,而不顯示行程內容,對方打開行事曆連結一目瞭然。 要想擁有像這樣的的行事曆網址,可以參考這篇《善用 Google 行事曆讓你輕鬆和朋友客戶約時間!》 。

如果是多人約時間,其實也可以用 Google 行事曆的方式約,讓大家都設為公開,並將這些行事曆整理成同一個連結(參考上面文章說明),但這樣需要大家都有使用行事曆的習慣,以我個人經驗來說別抱太大期待,不如試試看 Doodle,由主揪先設定一系列時間,並將投票網址分享給大家,大家上去選擇自己可以的時段,最後伊望就知道大家的時間交集在哪了,過去在學生會、SITCON 十分倚重這類工具,對於多人約時間很方便! 但過去經驗往往很難找到所有人都可以的交集,大家的習慣不會交出所有可以的時間,有些人雖然勾選沒空,但實際和他聊過後卻變成有空,這部分就是主揪需要去斟酌的。

此外 Facebook Messenger 最近也推出「票選活動」功能,主揪可以設定幾個時段選項讓大家在 Facebook 直接選擇,雖然不像 Doodle 那樣專為約時間設計,但也十分方便!

以上,就是我自己在約時間的一些技巧,希望對大家有幫助 🙂

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